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Interessante Berufe: Büroorganisatorin

Ordnung ist das halbe Leben, heißt es. Ein Richtwert, den Melanie Levingstone noch deutlich übertreffen dürfte. In ihrem vorherigen Beruf als Sekretärin brachte sie so viel Zeit damit zu, dass irgendwann die Entscheidung fiel, hauptberuflich jenen unter die Arme zu greifen, die wesentlich weniger Zeit dafür finden.

Papierberge türmen sich in den Ablagen, der Monitor ist unter lauter Post-its kaum noch auszumachen, ein Kugelschreiber unter dreien funktioniert und die Beine konkurrieren um den Platz unter dem Tisch mit einer Handvoll Aktenordner, die sich hier breit gemacht haben.

Fast jeder kennt einen Anblick wie diesen bzw. ist Tag für Tag damit konfrontiert. Solch ein Büro schreit förmlich nach der Dienstleistung, die Melanie Levingstone anbietet. In der Serie interessanter Berufe ist sie insofern eine besonders harte Nuss, als es keine konkrete Bezeichnung für ihren Beruf gibt, kein Schlagwort, unter dem dieses Berufsbild sofort einzuordnen wäre. Sie selbst nennt ihr Unternehmen „Büro- und Lifestyle-Service“.

Im Norden geboren
Geboren und aufgewachsen ist die heute 35-Jährige im schleswig-holsteinischen Neustadt. Zwischenzeitlich schnupperte sie lange Zeit den Duft der großen, weiten Welt. In ihrer Vita stehen vier Jahre Manchester und zehn Jahre Hamburg. Erlernt hat sie den Beruf der Bürokauffrau. Im Anschluss daran arbeitete sie für diverse Unternehmen im In- und Ausland als Assistentin der Geschäftsführung. Und überall, wo sie hinkam, war es gute Sitte, dass sie erst einmal damit beschäftigt war, ein System in das vorherrschende Chaos zu bringen.

Mit Schrecken denkt sie an ihren ersten Job in England zurück. Ihr damaliger Chef hatte eine große Schrankwand, die der Büchse der Pandora Konkurrenz machte. Besser, sie blieb ungeöffnet! Denn dahinter türmten sich stapelweise die über mehrere Jahre „liebevoll“ angesammelten Papierberge – unabgeheftet und unsortiert – doch nach gut zwei Wochen hatte sie auch diesen Wirrwarr bewältigt.

In Hamburg hat sich Melanie mit ihrem Talent schließlich selbständig gemacht, jedoch ist Hamburg ein schwieriges Pflaster. Der Markt ist überschwemmt mit Büroorganisatoren, und auf Seite 35 der Gelben Seiten geht man in der Masse der Anbieter schnell unter. Seit gut einem Jahr ist die Organisationsmanagerin gemeinsam mit ihrem Ehemann zurückgekehrt zu ihren ländlichen Wurzeln an der Ostsee. Und seither hat sie mit ihrem Aufräumservice auch endlich die lang gesuchte Nische gefunden.

Ein aufgeräumter Eindruck
„Gib jemandem einen Fisch und er ist satt für einen Tag. Lehre ihn zu fischen und er hat ein Leben lang gut davon.“ Diese alte Weisheit trifft exakt auf Melanies Arbeitsweise zu. Sie weiß nur zu gut um die kostspieligen Seminare und Selbsthilfe-Ratgeber, zu denen sie in Konkurrenz steht. Doch was in der Theorie so schön klingt, wird später in den seltensten Fällen in die Praxis umgesetzt. Deswegen nimmt sie ihre Kunden quasi an die Hand, und steht gleich mit mehreren Umzugskartons auf der Matte. Zwei größere und einer in etwas kleinerer Ausführung. Auf den beiden großen steht „Muss weg“ und „Muss bleiben“, der kleine hält mit seinem „Vielleicht“ alle Möglichkeiten offen.

Hinsichtlich dieser Kriterien wird nun in gemeinsamer Arbeit das Büro einmal komplett ausgeräumt. Bevor es daran geht, mit System wieder einzuräumen, werden noch jene Stellen gereinigt, die jahrelang zuvor von Putzmitteln jeglicher Art unbehelligt blieben.

Je nach Schwere des Falles kann eine solche Aufräumprozedur ein bis zwei Tage in Anspruch nehmen, aber die Zeit ist gut investiert. Ist das Büro erst mal wieder auf Vordermann gebracht, fühlen sich ihre Kunden wie befreit. Alles, was das Auge störte und alles Unnütze wurde entsorgt. Es arbeitet sich wieder unbelastet, und es hat noch einen weiteren Vorteil! Dadurch, dass sie selbst mit angepackt haben, lassen die Leute die Zügel auch erst gar nicht mehr schleifen. Das belegt auch die Erfolgskontrolle. Nach zwei bis drei Monaten sieht Melanie noch mal nach dem Rechten, und in der Regel findet sie fast alles so vor, wie sie es verlassen hat.

Völlig losgelöst
esentliche Voraussetzung ist die Bereitschaft, loslassen zu können. „The things you own will end up owning you“, lässt Brad Pitt im Kultfilm Fight Club verlauten. Frei übersetzt bedeutet dies: „Bevor du dich versiehst, geht dein Besitz dazu über, dich zu besitzen.“

Manche hängen mehr, andere weniger an ihren Habseligkeiten. Da ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Ihren Service bietet das Organisationsgenie nicht nur fürs Büro, sondern auch für das traute Heim. Aber hier wie da gibt es einen Hemmschuh namens Schamgefühl. Viele Leute sind peinlich berührt von dem Gedanken, sich eine „Ordnungsgouvernante“ ins Haus zu holen. Sehr zum Bedauern von Melanie! Nicht wegen eines eventuell verpassten Geschäftes, sondern weil es ganz einfach nichts gibt, wofür man sich schämen müsste. Deswegen appelliert sie unabhängig vom Dienstleister daran, diese lohnenswerte Investition in die Zukunft zu tätigen.
Ein paar kleine Tricks und Kniffe hat sie spontan natürlich auch parat. Allen voran, bloß keine Zettelwirtschaft zu betreiben. Ein Buch für alle Notizen reicht vollkommen aus, Ordner mit der Beschriftung „Anderes/Sonstiges“ dürfen gar nicht erst angelegt werden und für die Ablage empfiehlt sie durchsichtige Fächer. Einerseits überblickt man so schneller das Chaos, auf der anderen Seite irritieren Ablagen unterschiedlicher Farben das Auge.

Nur die Ordnung einer Person, die bekommt sie einfach nicht in den Griff. Ihr Mann scheint eine gewisse Ordnungsresistenz entwickelt zu haben. Zu sehr möchte sie da aber auch nicht intervenieren, denn schließlich muss jeder für und mit sich selbst im Reinen sein.

ath