Artikel zum Thema Familie&Gesellschaft

Zeitmanagement im Alltag

Zeitmanagement ist nicht nur etwas für die Chefetage. Auch in der Schule oder bei der Leitung eines »erfolgreichen kleinen Familien­unternehmens« kann man von den Strategien profitieren, die professionelle Vorplaner wie Lothar J. Seiwert entwickelt haben.

Eine effektive Aufgabenplanung kostet pro Tag lediglich fünf bis 15 Minuten ungestörte Zeit – und reduziert den tatsächlichen Aufwand für die zu erledigenden Aufgaben dann oft ganz erheblich. Wie geht man dabei vor?

Der erste Schritt: Alles aufschrei­ben!
Was wir uns nur in Gedanken vornehmen, versinkt oft umgehend wieder im Ozean der Vergesslichkeit. Was wir jedoch schwarz auf weiß festgehalten haben, das steht uns so lange vor Augen, bis wir es tatsächlich erledigt haben. Daher ist es klug, sämtliche Aufgaben, Termine und sonstige Aktivitäten schriftlich festzuhalten, sobald sie im Gespräch sind oder als Idee durch den Hinterkopf wandern.

Die schlichteste Gedächtnisstütze ist eine einfache »To-do-Liste«, auf der – wie auf einem Einkaufszettel – alles vermerkt ist, was Sie in der nächsten Zeit erledigen wollen.

Zweckmäßiger ist es jedoch, Ihre zu erledigenden Dinge in einem Terminkalender zu notieren, weil Sie hier gleichzeitig auch konkret festlegen können, wann Sie was tun wollen. Dafür kann ein einfacher Taschenkalender nebst Bleistift genügen, doch vielleicht bevorzugen Sie auch elektronische Hilfen wie einen Organizer.

Nur eine Form der schriftlichen Planung ist absolut nicht empfehlenswert:
Das sind munter überall verstreute Notizzettel, die garantiert genauso schnell in Vergessenheit geraten wie Aufgaben, die wir »nur so« im Hinterkopf behalten wollten.

Führen Sie für Ihre persönliche Zeit nach Möglichkeit auch nur einen einzigen Kalender, in dem sämtliche für Sie relevanten beruflichen und privaten Termine und Aufgaben zusammen eingetragen sind. Sonst vergessen Sie wahrscheinlich entweder das Geschenk zum Hochzeitstag oder einen Termin mit einem wichtigen Kunden.

Die »Schätzchen« des Zeitmanagements: Logik, Länge und Priorität
Nach dem Überblick kommt die Feinplanung. Da es unnötig Zeit kostet, sich wieder und wieder auf eine neue Aufgabe einzustellen, packen Schlaufüchse sich sogenannte »Arbeitspakete«: Alles, was an einem Ort zu tun ist, wird hier »in einem Rutsch« bewältigt. Einkäufe und andere Besorgungen lassen sich systematisch von Geschäft zu Geschäft erledigen. Alle geplanten Anrufe und andere gleichartige Aktivitäten werden nacheinander getätigt, weil Sie dafür dann nur einmal »warmlaufen« müssen.

Im nächsten Schritt wird der voraussichtliche Zeitbedarf für jeden Posten im Tagesplan geschätzt und im Kalender eintragen: Wann fange ich an, wann will ich damit fertig sein?

Und vor allem: Wie viel Zeit darf mich diese Aktivität – ihrer Bedeutung entsprechend – maximal kosten? Wer sich selbst Zeitlimits setzt, puzzelt nicht endlos weiter an einer vielleicht eher unwichtigen Aufgabe herum.
Dreh- und Angelpunkt des gehobenen Zeitmanagements ist es, Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen: Welche meiner Aufgaben sind – vom gewünschten Ergebnis her! – wirklich so wichtig und dringend, dass ich sie heute sofort angehen werde? Was kann ebenso gut auch morgen erledigt werden? Was kann eigentlich gleich jemand anderes übernehmen? (Das Staubsaugen beispielsweise macht Kindern oft riesig Spaß, und den Hamsterkäfig können sie auch alleine säubern.)

Die Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben können Sie im Kalender dadurch kenntlich machen, dass Sie ihnen eine systematische Rangfolge geben, indem Sie zum Beispiel A, B oder C daneben schreiben.

Pausen und Pufferzeiten
Kalkulieren Sie den jeweils erforderlichen Zeitaufwand lieber zu großzügig als zu knapp.

Eine wichtige Faustregel lautet: Nur 60 Prozent der insgesamt verfügbaren Zeit verplanen, 40 Prozent (mindestens aber eine Stunde pro Tag) bleibt als Pufferzone frei für unvorhersehbare Ereignisse. Denn von der äußerst geschwätzigen Nachbarin im Treppenhaus bis zum knapp verpassten Bus kann immer allerlei dazwischen kommen.

Auch Ihre persönlichen Bedürfnisse sollten Sie bei der Planung konsequent »auf dem Zettel haben«: Experten empfehlen, eine große Pause am Tag (zum Beispiel mittags) sowie regelmäßig alle anderthalb bis zwei Stunden kurze 15-Minuten-Pausen einzulegen.

Ganz offensichtlich: Was weg ist, ist weg!
Erledigte Aufgaben aus der »To-do-Liste« zu streichen, sie abzuhaken oder mit Blümchen zu versehen – das ist das Schönste am ganzen Zeitmanagement! Denn so haben Sie klipp und klar vor Augen, was Sie im Laufe des Tages oder der Woche alles geschafft haben. Auch normalerweise unsichtbare Dinge wie schwierige Telefonate oder Ämtergänge werden so handfest als Erfolgserlebnis verbucht.
Und wenn etwas für heute Geplantes nun nicht eingelöst wurde? Setzen Sie sich bei der »Nachkontrolle« Ihrer Aufgabenliste nicht unnötig unter Druck! Das meiste lässt sich ebenso gut auch für den kommenden Tag einplanen.

Doch es lohnt sich, gründlicher nachzuforschen, warum bestimmte Dinge nicht zu schaffen waren. Oft nimmt man sich schlicht viel mehr vor, als an einem einzigen Tag erledigt werden kann. Und das verbreitet unnötig Stress. Wesentlich entspannter sehen die Dinge aus, wenn größere Vorhaben in appetitlich überschaubare kleine Häppchen zerlegt werden, die dann jedes für sich zu einer eigenen Aufgabe in der »To-do-Liste« erklärt werden. Dadurch hat man auch gleich mehr Stoff zum genüsslichen Abhaken!

Täglich durch die »Alpen« wandern:

Die sogenannte »Alpen«-Methode nach Lothar J. Seiwert schlägt als Grundgerüst für die tägliche Zeitplanung die folgenden 5 Schritte vor:
Alle Aufgaben und Termine aufschreiben.
Länge der dafür jeweils benötigten Zeit abschätzen und festlegen.
Pausen und Pufferzeiten dabei auch berücksichtigen.
Entscheidungen treffen: Prioritäten setzen!
Nachkontrolle: Was ist erledigt? Was nicht? Warum nicht?mimu